Perfex CRM – Phần Mềm Quản Trị Khách Hàng Việt Hóa Nhỏ Gọn Cho Doanh Nghiệp

Sau khi tích hợp lên hosting và cài đặt cấu hình thành công, người dùng sẽ có thể sử dụng Perfex với nhiều tính năng của 1 hệ thống CRM như:

Theo dõi tổng quan

Trong màn hình tổng quan, Perfex cho phép người dùng theo dõi các báo cáo tổng quan về hiện trạng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động quản trị khách hàng và dự án một cách tốt hơn. Các báo cáo được thể hiện như:

• Hóa đơn:
  • Hóa đơn quá hạn
  • Hóa đơn chưa thanh toán
  • Hóa đơn đã thanh toán
• Tổng quan về khách hàng tiềm năng
• Thống kê tình trạng các dự án
• Tổng quan về phiếu hỗ trợ (ticket)
• Theo dõi nhiệm vụ cá nhân
• Theo dõi hoạt động làm việc của nhóm
• Theo dõi tổng quan về các task trong ngày/tuần/tháng

Báo cáo tổng quan trên giao diện Perfex

Ngoài ra người dùng cũng có thể tùy chỉnh các báo hiển thị trên thanh điều khiển ở đầu trang.

Tùy chỉnh báo cáo hiển thị trên Perfex

Quản lý khách hàng

Quản lý danh sách khách hàng

Với tính năng này, Perfex cho phép bạn có thể thực hiện các thao tác như:

• Thêm mới khách hàng
• Theo dõi tổng quan danh sách khách hàng
• Lọc khách hàng theo nhóm/quốc gia/hóa đơn/dự án/đề xuất/hợp đồng
• Xuất dữ liệu khách hàng ra các loại file khác nhau như excel, PDF, CSV
• Tìm kiếm nhanh khách hàng
• Xóa hàng loạt danh sách khách hàng theo nhóm
• Thêm nhanh danh sách khách hàng bằng tệp: mỗi khách được thêm mỗi sẽ được hệ thống tự động tạo tài khoản đăng nhập trên website của bạn.
• Tạo liên hệ mới: tính năng này cho phép bạn tạo một tài khoản mới cho người dùng đăng nhập trên trang web của mình (một khách hàng có thể có nhiều tài khoản)

Quản lý danh sách khách hàng với Perfex

Thao tác xóa nhanh khách hàng theo nhóm

Để quản lý khách hàng theo nhóm thuận tiện hơn, Perfex cho phép người dùng có thể tạo nhóm cho khách hàng. Tuy nhiên, bạn không thể tạo nhóm ngay trên màn hình của mục quản lý khách hàng mà phải tạo ở trong mục cài đặt.

Tạo nhóm khách hàng mới trên Perfex

Chăm sóc khách hàng

Với mỗi khách hàng cụ thể, Perfex cho phép người dùng thao tác nhiều tính năng khác nhau như:

• Thêm liên hệ (tạo tài khoản mới)
• Chỉnh sửa thông tin khách hàng
• Ghi chú khách hàng
• Quản lý các loại hóa đơn/thanh toán/dự án…của khách hàng
• Chỉ định nhân viên chăm sóc/ theo dõi khách hàng

Quản trị khách hàng trên Perfex

Quản lý bán hàng

Trong tính năng quản lý bán hàng, Perfex sẽ hỗ trợ người dùng thực hiện quy trình bán hàng của mình và quản lý chúng thông qua:

• Cho phép theo dõi các kế hoạch đã đề xuất với khách hàng
  • Lọc đề xuất để quản lý nhanh
  • Tùy chỉnh giao diện theo dõi đề xuất theo trạng thái
  • Xuất dữ liệu các bản đề xuất ra file excel, CSV, PDF.
  • Tạo đề xuất mới
• Tạo mới và quản lý báo giá với khách hàng
• Tạo mới và quản lý danh sách hóa đơn: gửi hóa đơn đính kèm file PDF đến email khách hàng, thông báo hóa đơn quá hạn, tạo hóa đơn định kỳ

Quản lý hóa đơn trên Perfex

• Theo dõi và quản lý hoạt động thanh toán của khách hàng
• Quản lý danh sách sản phẩm
  • Thêm sản phẩm mới
  • Quan sát danh sách sản phẩm
  • Nhập sản phẩm hàng loạt
  • Lọc sản phẩm theo nhóm
  • Xóa sản phẩm hàng loạt theo nhóm
  • Xuất dữ liệu danh sách sản phẩm theo file khác nhau.
• Quản lý Credit Note (Ghi chú tín dụng): quản lý khoản ứng trước hoặc trả trước của khách hàng trên trang web của bạn.

Đề xuất kế hoạch và báo giá

Đây là một trong những tính năng nổi bật nhất của Perfex, khi khách hàng yêu cầu bạn lập một đề xuất bán hàng. Bạn sẽ tạo đề xuất gửi đến khách hàng của mình, nếu đề xuất đó được khách hàng chấp nhận thì hệ thống sẽ tự động chuyển đề xuất thành báo giá và gửi lại cho khách hàng.

Tạo đề xuất kế hoạch cho khách hàng trên Perfex

Ngoài ra, trong phần đề xuất bạn có thể tùy chỉnh:

• Khi bạn nhập thông tin khách hàng, nếu khách hàng đã được tạo sẵn thì các trường thông tin còn lại sẽ được tự động điền.
• Trạng thái của đề xuất, nếu đề xuất ở trạng thái nháp thì khách hàng chưa nhận được, nếu ở trạng thái gửi thì hệ thống sẽ tự động gửi cho khách hàng
• Tùy chỉnh nhân viên gửi báo giá

Thêm đề xuất cho khách hàng trên Perfex

Quản lý khách hàng tiềm năng

Tính năng cho phép quản lý danh sách khách hàng tiềm năng, hỗ trợ những công cụ giúp người dùng chăm sóc khách hàng tốt hơn và có cơ hội biến khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thực sự.

Cụ thể, Perfex cho phép người dùng:

• Theo dõi danh sách khách hàng tiềm năng
• Lọc khách hàng tiềm năng theo điều kiện
• Xóa hàng loạt khách hàng từ danh sách
• Xuất dữ liệu khách hàng tiềm năng ra file excel, CSV, PDF
• Thêm mới khách hàng tiềm năng
  • Quản lý trạng thái khách hàng: Đã liên hệ/ Chưa liên hệ/ Đã gửi đề xuất/ Chuyển từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng
  • Tùy chỉnh nguồn khách hàng: từ Facebook/Google
  • Giao nhiệm vụ chăm sóc khách hàng tiềm năng cho nhân viên

Thêm mới khách hàng tiềm năng trên Perfex

• Thêm nhanh danh sách khách hàng tiềm năng từ file.

Tạo form thu thập khách hàng tiềm năng

Để thu thập thông tin khách hàng tự động từ trang web, Perfex cho phép người dùng tạo 1 form thu thập từ mục cài đặt khách hàng tiềm năng, sau đó sử dụng form này để nhúng lên website, landing page.

Trong biểu mẫu bạn có thể tùy chỉnh 1 số phần như:

• Nội dung tin nhắn sau khi khách hàng điền thông tin
• Chỉ định nhân viên chịu trách nhiệm cho form thu thập
• Tùy chỉnh nhận thông báo qua email khi có khách hàng mới đăng ký

Tạo form thu thập thông tin khách hàng tiềm năng

• Kéo thả các phần tử để tạo template cho form thu thập
• Nhúng form vào website bằng mã tích hợp

Tạo form thu thập thông tin khách hàng tiềm năng

Chăm sóc khách hàng tiềm năng

Với mỗi khách hàng cụ thể, Perfex cho phép quản trị viên có thể:

• Tùy chỉnh thông tin khách hàng
• Chuyển trạng thái khách hàng từ tiềm năng sang khách hàng cụ thể
• Tạo ghi chú khách hàng
• Tạo đề xuất kế hoạch mới cho khách hàng
• Phân công nhiệm vụ cho nhân viên chăm sóc khách hàng
• Đặt lịch nhắc nhở cho nhân viên về khách hàng tiềm năng
• Theo dõi thời gian hoạt động của khách hàng trên trang web.

Quản lý khách hàng tiềm năng trên Perfex

Quản lý chi phí

Tính năng này hỗ trợ người dùng có thể quản lý các khoản chi của doanh nghiệp để tránh sai sót hay thất thoát tài chính, hỗ trợ báo cáo doanh thu và lợi nhuận cuối kỳ. Cụ thể:

• Cho phép theo dõi các khoản chi
• Lọc khoản chi theo trạng thái hóa đơn, thời gian, theo danh mục, theo hình thức thanh toán.
• Xuất dữ liệu khoản chi
• Xóa các khoản chi hàng loạt
• Tạo khoản chi mới

Quản lý các khoản chi doanh nghiệp trên Perfex

Quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên là một trong những tính năng quan trọng của bất cứ một phần mềm CRM nào, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên 1 cách chính xác nhất.

Cụ thể, Perfex hỗ trợ:

• Thêm mới tài khoản nhân viên đăng nhập vào hệ thống Perfex CRM để quản lý
• Quản lý bảng chấm công nhân viên, theo dõi các dự án mà nhân viên phụ trách..
• Tạo các vị trí cho nhân viên và cài đặt phân quyền cho vị trí đó

Ví dụ: Khi bạn tạo một vị trí cho nhân viên sale thì chỉ cho phép nhân viên quản lý một số mục như quản lý khách hàng tiềm năng. Nhờ đó, khi bạn thêm nhân viên mới vào hệ thống thì chỉ cần chỉ định vai trò của nhân viên mà không cần thiết lập lại phân quyền.

Tạo vai trò mới trên hệ thống cho nhân viên

Phiếu hỗ trợ – Ticket

Phiếu hỗ trợ là một dạng hỗ trợ doanh nghiệp dùng để hỗ trợ cho khách hàng của mình qua email, tính năng ticket trong Perfex cho phép bạn có thể:

• Tạo phiếu hỗ trợ mới
• Tự động gửi phiếu hỗ trợ đến khách hàng
• Tự động đóng phiếu hỗ trợ: có nghĩa là bạn có thể cài đặt sau một số giờ nhất định từ lần bạn trả lời cuối cùng mà khách không phản hồi, hệ thống sẽ tự động đóng phiếu lại và khách hàng không thể trả lời email đó nữa.
• Tạo những mẫu email có sẵn để trả lời nhanh khách hàng
• Thiết lập biểu mẫu ticket chèn trên website
• Tạo phân công nhóm nhận ticket: ví dụ bạn tạo nhóm CSKH, Sale. Khi khách hàng chọn mục hỗ trợ (nhóm CSKH quản lý) trên trang, thì email sẽ chỉ gửi đến email của nhóm CSKH.

Tạo phiếu hỗ trợ mới cho khách hàng trên hệ thống Perfex

Quản lý dự án

Đây là một trong những tính năng nổi bật và mạnh mẽ nhất mà Perfex mang đến cho người dùng. Nhờ có tính năng này, quản trị viên có thể quản lý dự án của mình 1 cách sát sao và hiệu quả nhờ lên dự án, phân công công việc cho từng nhân viên và cập nhật tiến độ dự án 1 cách trực quan.

Ví dụ bạn có khách hàng là công ty ABC, cần thực hiện dự án thiết kế web cho công ty đó. Bạn sẽ thiết lập 1 dự án để phân công công việc cho nhân viên  và cho phép khách hàng theo dõi tiến độ dự án cùng.

Quản lý dự án với Perfex

Cụ thể, người dùng có thể:

• Tạo nhiều dự án khác nhau
• Tùy chỉnh tiến độ dự án, Perfex cũng sẽ cập nhật tiến độ thực hiện của dự án dựa trên số công việc được hoàn thành.
• Tùy chỉnh nội dung miêu tả dự án
• Gửi thông báo bằng email về dự án cho nhân viên, khách hàng liên quan
• Tùy chỉnh thanh viên thực hiện dự án
• Tùy chỉnh thời gian của dự án
• Tùy chỉnh các quyền xem dự án của khách hàng
• Phân công công việc cho nhân viên
• Quản lý các file dữ liệu của dự án trong mục riêng
• Tạo phiếu hỗ trợ (ticket) trong dự án
• Quan sát các báo giá, đề xuất kế hoạch hay tình hình tổng quan về tài chính của dự án.

Tạo dự án với Perfex

Ghim dự án

Nếu bạn đang làm việc trên các dự án cụ thể và cần truy cập hằng ngày, Perfex hỗ trợ người dùng có thể ghim dự án. Dự án được ghim sẽ hiển thị phía dưới bên trái từ menu chính của quản trị viên.

Tính năng ghim dự án

Thảo luận dự án

Tính năng này cho phép bạn bắt đầu các cuộc thảo luận khác nhau với khách hàng hoặc các thành viên khác trong dự án. Bạn có thể tùy chọn cho phép khách hàng tham gia cuộc thảo luận hay không.

Tính năng thảo luận trong dự án

Biểu đồ KanBan

Biểu đồ KanBan hay Milestone giúp người dùng chia nhỏ các công việc ra để giúp quản lý dự án dễ dàng hơn.

Biểu đồ Milestone trong Perfex

Biểu đồ Gantt
Perfex cung cấp biểu đồ Gantt giúp quản trị viên dễ dàng theo dõi tiến độ công việc hơn.

Biểu đồ Gantt hỗ trợ quản lý dự án

Giao task

Quản trị viên cũng có thể giao task cho thành viên dự án bất cứ lúc nào, có thể tùy chỉnh theo tiến độ của biểu đồ Milestone; tùy chỉnh cho công việc được lặp lại sau 1 tuần/ 1 tháng…; cho phép khách hàng quan sát nhiệm vụ mới hay không.

Tính năng giao task trong Perfex

Báo cáo

Tại đây, Perfex sẽ tổng hợp cho người dùng – quản trị viên tất cả các báo cáo liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp trên Website bao gồm:

• Báo cáo về bán hàng
  • Đưa ra các báo cáo dạng sách dạng danh sách về hóa đơn, hàng hóa, thanh toán, credit note, báo cáo về danh sách đề xuất, danh sách báo giá, danh sách khách hàng 1 cách tổng quan nhất
  • Báo cáo dạng biểu đồ bao gồm tổng thu nhập của doanh nghiệp, giá trị doanh thu theo nhóm khách hàng theo từng khoảng thời gian.

Báo cáo về doanh thu khách hàng theo nhóm trên Perfex

• Báo cáo về các loại chi phí của doanh nghiệp phát sinh đã được ghi lại
• Biểu đồ so sánh chi phí và thu nhập
• Báo cáo về khách hàng tiềm năng
• Theo dõi về bảng chấm công của nhân viên

Báo cáo về khách hàng tiềm năng trong Perfex

Khác

• Quản lý hợp đồng: Tạo và quản lý danh sách hợp đồng, xuất hợp đồng ra file, đính kèm nội dung vào hợp đồng, theo dõi danh sách hợp đồng theo thời hạn hợp đồng, gửi hợp đồng cho khách hàng ngay trên website…

• Nhiệm vụ: thêm nhiệm vụ cho từng nhân viên hay nhóm nhân viên, quản lý danh sách nhiệm vụ đã giao, tạo task checklist công việc trong từng nhiệm vụ, theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ…
• Gửi khảo sát cho khách hàng tiềm năng và khách hàng: Perfex cho phép người dùng tạo các phiếu khảo sát, chỉnh sửa nội dung phiếu khảo sát, gửi phiếu khảo sát cho các khách hàng tiềm năng/khách hàng/ nhân viên từ danh sách thư được tạo để cải thiện trải nghiệm khách hàng với doanh nghiệp của bạn.
• Cơ sở dữ liệu: Cho phép bạn tạo ra những bộ câu hỏi, hướng dẫn giúp khách hàng tra cứu nhanh về các vấn đề cần giải quyết, giúp tiết kiệm thời gian cho khách hàng và giảm khối lượng công việc cần giải quyết cho nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo bộ tài liệu dành riêng cho nội bộ doanh nghiệp.

Tạo bộ cơ sở dữ liệu cho khách hàng tra cứu trên website